Isabelle Boyer, formatrice, coach et auteure, était la conférencière des Matinées Lanaudoises, le 23 octobre dernier au club de golf de Joliette.
Mme Boyer est venue présenter les huit éléments clefs d’un gestionnaire efficace. Les participants ont aussi été invités à faire un autodiagnostic au niveau de l’efficacité ainsi que de leur équipe de gestionnaire
La conférencière a tout d’abord rappelé que les gestionnaires ont 50-80% de la rentabilité de leur entreprise dans leurs mains. « Les gestionnaires sont peu ou pas formés pour jouer leur rôle efficacement. Ils possèdent peu d’outils concrets et efficaces, personnalisés à leur réalité terrain », a ajouté Isabelle Boyer. Elle souligne que les gestionnaires ne sont pas proactifs mais plutôt réactifs.
La première clef est la gestion par objectifs et indicateurs de performance. La seconde est la gestion des priorités. Des outils sont disponibles comme l’agenda (papier ou électronique), Outlook (Tâches, Rendez-vous, Rappel). La conférencière suggère de faire trois priorités par jour.
La troisième clef est la gestion structurée des ressources humaines. « Il faut déterminer qui fait quoi, pour quelle date, les résultats attendus et les temps à investir pour l’exécution de la tâche », explique-t-elle. Une annonce sexy, l’intégration des nouveaux employés, la formation, la polyvalence, définir les méthodes de travail et le taux de rétention sont autant d’éléments à considérer.
La quatrième se situe au niveau de la gestion efficace des animations de réunions. Dans 50% des réunions, celles-ci sont non-encadrées, on ne respecte le temps, il n’y a pas de décision qui est prise, la répartition des tâches est inexistante alors qu’il y a incapacité de dire ce qui a été décidé.
« La cinquième clef est la gestion des « stand up meeting ». Celle-ci doit se faire debout et ne dure que 5 à 10 minutes maximum. Elle se fait la veille, le jour même ou au début d’un quart de travail. On peut le faire aussi à chaque semaine », souligne Isabelle Boyer.
Dans les « stand up meeting », il est notamment question de performance, de priorités, de qualité, de sécurité, des clients, nouveautés et/ou rumeurs et des félicitations aux employés.
Ensuite, Il faut savoir gérer son goulot. Il faut savoir c’est quoi le problème, où, comment le débourrer, avoir un plan pour chaque poste et faire une tournée efficace.
L’avant-dernier élément est la gestion des projets d’amélioration. Avec la méthode Kaizen, on peut améliorer la productivité d’une entreprise en apportant chaque de petits changements au niveau des irritants, des problèmes, de l’implication, la motivation, les résultats et la gestion du changement.
Enfin, la gestion efficace de la reconnaissance des employés peut se faire de manière corporative, matérielle-visible, par le wow, participative et éclair.
Une reconnaissance éclair ne dure qu’entre 10 et 30 secondes. Il ne faut pas diluer le message. Il faut que ça soit sincère et que ça se déroule sur le « terrain « de l’employé. « Ça ne coûte rien, ça ne demande d’effort, c’est vous qui avez le contrôle et c’est la plus appréciée des reconnaissances », a reconnu sabelle Boyer.
